Elkarte baten derrigorrezko liburuak 3 dira: akta-liburua, kontu-liburua eta bazkideen liburua.
BAZKIDEEN LIBURUAN bazkideen altak eta bajak erregistratzen dira. Beraz, liburu horren nahitaezko datuak honako hauek izango dira: elkartekide-zenbakia, izen osoa, NANa, harremanetarako datuak (elkarteak erabakiko du zeintzuk diren beharrezkoak: helbidea, telefonoa, helbide elektronikoa, etab.), alta-data eta baja-data.
Nahiz eta pertsonari baja eman, bazkide-zenbakia mantendu egingo da eta ez zaio inori esleituko. Liburuan agertu behar duten lehenengo bazkideak liburua eratzeko aktan agertzen diren pertsonak izango dira. Hortik aurrera, bazkide gisa onartutako gainerako pertsonak sartuko dira, estatutuetan adierazitakoaren arabera.
AKTEN LIBURUAN elkartearen funtsezko bileren aktak jasotzen dira (ohiko eta ezohiko batzar orokorren bilerak, eta Zuzendaritza Batzordearen bilerak). Bilera/akta bakoitzean, datu hauek agertu behar dira:
-Bilera mota (Ohiko/Ezohiko Batzarra/Zuzendaritza Batzordea)
-Bileraren lekua, eguna, hasiera-ordua eta amaiera-ordua. (Lehen eta bigarren deialdirik egin bada, orduak adieraziko dira)
-Bertaratutako pertsonak. (Ez da beharrezkoa aktan pertsona guztien izena jartzea, baina bai pertsona kopurua eta dituzten karguak. Idazkaritzako arduradunak dokumentu bereizi batean eduki beharko ditu bertaratutakoen zerrenda eta ordezkatutako pertsonena, botoa eskuordetzeko dokumentuarekin/ordezkaritzarekin)
-Gai-zerrenda (bileran eztabaidatuko diren gaien zerrenda, bazkideei aldez aurretik jakinarazi beharko zaiena eta gai-zerrendan aurreikusita ez dauden gaiak eztabaidatu ezin izango dituena, salbu eta bilera hasi baino lehen gune bat irekitzen bada eta gehiengoz erabakitzen bada).
-Hartutako akordioak (gai-zerrendako puntuen estatutuetan aurreikusitako gehiengoekin adostutako erabakiak). Bozketarik egonez gero, adierazi egin beharko da zein botorekin hartu diren erabakiak (aldeko botoak, kontrakoak eta abstentzioak/boto baliogabeak).
-Elkartearen lehendakaritzaren eta idazkaritzaren sinadura (akta behin betikoa denean = batzarrak irakurri eta onartzen duenean)
KONTUEN LIBURUAN urteko balantzea idazten da, erakundearen diru-sarrerak eta gastuak eta ekitaldiaren amaieran ateratzen den ondarea jasota. Ez da beharrezkoa zehaztutako eragiketa guztiak agertzea, baizik eta urteko laburpen kontablea, ekitaldiaren emaitza gisa batzar orokorrari aurkeztu beharko zaiona.
Akta-liburuak, bazkideak eta kontuak ezin dira paperean entregatu, eta, beraz, online entregatu behar dira Elkarteen Erregistroaren webgunean, identifikazio elektronikoarekin. Horrek esan nahi du, paperezko liburuak baldin badituzue, digitalizatu egin behar dituzuela eta liburua amaitutzat eman azken oharra egiten duzuen datan, eta une horretatik aurrera liburua telematikoki eraman word, excel edo antzeko fitxategi batean.
Liburu bakoitzak 100 orrialde izan behar ditu, korrelatiboki zenbakituta, eta orri bakoitzean zein elkarte den eta zein liburu den identifikatu behar da. Adibidez: XXX elkarteko bazkideen liburua (1º orrialdea), XXX elkarteko kontuen liburua (3. orrialdea), etab.
Erregistroan liburuak PDF formatuan aurkeztu behar dira eta, hasiera batean, 100 orrialdeak amaitzean bakarrik aurkeztu behar dira. Dena den, amaitu baino lehen aurkeztu nahi badituzu (adibidez, zuzendaritza-batzordea aldatzen denean), liburu osoa aurkeztu beharko da 100 orriekin, nahiz eta 20 orrialde baino ez egon. Liburu bera erregistrora berriz aurkezten denean, ordura arte idatzita dauden 100 orrialdeak aurkezten dira berriro (dagoeneko aurkeztutako 20 orrialdeak eta hurrengo 10 orrialdeak, adibidez).
Erregistroko esteka honetan eskuratu dezakezue dokumentazioa eta hori egiteko prozedura (izapideak, liburuak eta ziurtagiriak, liburuak legeztatzea)
* Bazkideen liburu-txantiloiak, kontuak eta aktak- Eranskina